Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim ogłasza konkurs ofert na obsługę gastronomiczną eventu pod nazwą: XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego na zasadzie wyłączności.

1. Organizator Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim,
   ul. Fryderyka Chopina 34, 83-000 Pruszcz Gdański.
2. Event : XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego , które odbędą się w dniach 11-12.06.2022 r. na Stadionie Miejskim przy ul. Fryderyka Chopina 34 w Pruszczu Gdańskim.
3. Wyłoniony w toku postępowania Wykonawca zobowiązany jest do obsługi gastronomicznej imprezy w sposób zapewniający sprawną obsługę uczestników eventu. Powierzchnia na której będzie świadczona obsługa obejmuje:

1. 2 x zaplecze Wykonawcy (miejsca przygotowania dań, kasy, itp.), – każde po ok. 200 m2,
2. 2 x ogródek gastronomiczny – każdy po ok. 400 m2, szczegółowa lokalizacja powierzchni zostanie wskazana przez Organizatora,
3. Plan imprezy:

1) w dniu 11 czerwca 2022 r. :od 13.00 do 24.00 stadion CKiS występy sceniczna, koncerty.

2) w dniu 12 czerwca 2022 r.: od 13.00 do 22.30 stadion CKiS prezentacje historyczne, sportowe, wystawy statyczne, występy sceniczne koncerty.

4. Szacowana, przepływowa liczba uczestników eventu ustalana w oparciu o wcześniejsze lata – 15.000 – 20.000 osób.
5. W zakres obsługi wchodzi:

1) dostawa, wraz z instalacją, dwóch ogródków gastronomicznych, każdy z zabezpieczonymi miejscami pod parasolami, ławkami, stołami i namiotami dla ok. 500 osób( wszystkie elementy ogródka muszą być nowe)

2) zapewnienie stałej sprzedaży

3) zapewnienie stałej sprzedaży na dwóch stanowiskach produktów spożywanych na gorąco – z grilla, oraz artykułów małej gastronomii, np.: zapiekanki, hot-dogi, frytki, hamburgery, szaszłyki,

4) utrzymywanie czystości na dzierżawionym terenie,

5) posługiwanie się przez Wykonawcę należycie wykwalifikowanym personelem.

6. Miejsce i termin obsługi:

Stadion miejski, płyta dolna, Pruszcz Gdański, ul. Fryderyka Chopina 34, sprzedaż z zapewnieniem bieżącej dostępności całego asortymentu w terminach:

1) 11 czerwca 2022 r. – od godz. 13:00 do godz. 23:30,

2) 12 czerwca 2022. r. – od godz. 13:00 do godz. 22:00.

7. Na sprzedaż produktów o których mowa w pkt 5 ppkt 2-3 Wykonawca otrzymuje wyłączność.
8. Wykonawca jest uprawniony do rozmieszczenia na obszarze ogródków gastronomicznych i w najbliższej okolicy banerów sponsorskich (dot. wyłącznie producentów oferowanych produktów).
9. Organizator zapewnia dostęp do prądu trójfazowego w pobliżu stanowisk gastronomicznych Wykonawcy.
10. Oferta powinna zawierać:

1) nazwę i adres Wykonawcy, adres poczty elektronicznej (email), nr telefonu, nr NIP, nr REGON,

2) oferowaną kwotę za dzierżawę powierzchni wykorzystywanej w celu obsługi imprezy w umówionym zakresie – kwotę tą należy podać w złotych polskich cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku,

3) ofertę gastronomiczną i cenową (wraz z dokładnym wskazaniem oferowanych produktów i ich cen jednostkowych,

4) ofertę zaplecza gastronomicznego (zaplecze sprzętowe),

5) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub odpis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

6) zaświadczenia o braku zaległości w opłatach wobec Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, nie dawniej niż miesiąc przed terminem złożenia oferty,

7) pełnomocnictwo podpisania oferty (o ile umocowanie do dokonania czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty),

8) podpis Wykonawcy i datę sporządzenia oferty,

9) potwierdzenie doświadczenia (referencje) w przeprowadzaniu obsługi gastronomicznej imprez plenerowych (co najmniej 3 imprezy masowe w ostatnich 3 latach przed złożeniem oferty),

10) oświadczenie Wykonawcy (dotyczy osób fizycznych) o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w treści oferty na cele związane z organizacją konkursu oraz oświadczenie Wykonawcy (dotyczy osób fizycznych) o wywiązaniu się Organizatora z obowiązku o którym mowa w art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r.

Składający ofertę oświadcza że został poinformowany przez Organizatora o tym że:
1) administratorem danych osobowych składającego ofertę jest Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim przy ul. Chopina 34,

2) dane osobowe składającego ofertę zawarte w ofercie zbierane będą wyłącznie w celu przeprowadzenia konkursu, przy tym ze względu na jawność postępowania konkursowego mogą być udostępnione innym osobom żądającym informacji o konkursie,
3) składający ofertę ma prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania,
4) dane osobowe składający ofertę podaje dobrowolnie, ale jest to niezbędne w celu udziału w konkursie.

Składający ofertę wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celu udziału w konkursie, i ma świadomość i akceptuje, że postępowanie konkursowe ma charakter jawny, a dane osobowe w postaci imienia i nazwiska/nazwy firmy będą zawarte w informacji o wynikach konkursu, ogłoszonych na stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl, oraz przekazanych pozostałym uczestnikom konkursu.

11. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

12. Termin, miejsce i forma składania ofert:

1) do 04.03.2022 roku do godz. 10.00,

2) miejsce składania ofert: sekretariat Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim ul. Fryderyka Chopina 34,

3) forma składania ofert konkursowych: forma pisemna, w zamkniętej kopercie.

4) otwarcie kopert nastąpi 04.03.2022 r. o godzinie 10:15 po czym organizator przystąpi do sprawdzania kompletności złożonych ofert.

13. Kryterium oceny ofert jest wysokość kwoty za dzierżawę powierzchni – wybrana zostanie oferta zawierająca najwyższą kwotę.

14. Szczegółowe warunki współpracy zawarte zostaną w umowie, której wzór stanowi załącznik do nin. ogłoszenia.

15. Jeżeli oferta zawiera braki, składający ją zostanie wezwany do ich usunięcia w terminie 7 dni. Wezwanie do usunięcia braków zostanie wysłane na adres poczty elektronicznej (email) Wykonawcy, termin 7 dni do usunięcia braków liczony jest od wysłania wezwania.

16. Oferty zawierające nieprawdziwe dane lub których braków nie usunięto w terminie, nie będą uwzględniane w procesie oceny (są odrzucane bez wzywania wykonawcy do uzupełnienia/sprostowania danych lub informacji).

17. Organizator ma prawo zadawania Wykonawcom pytań w celu weryfikacji rzetelności/wyjaśnienia treści oferty.

18. Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów, w ciągu 21 dni od ogłoszenia wyników konkursu.

17. Wyniki konkursu ogłoszone zostaną na stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl  niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert.

18. Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu na każdym etapie, bez podawania przyczyny.

19. W razie konieczności wprowadzenia zmian w niniejszym regulaminie, Organizator umieści zmiany na swojej stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl i  powiadomi o tym uczestników konkursu. Zmiana regulaminu będzie wiążąca dla wszystkich uczestników konkursu od chwili jej zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.

Mapa terenu

Załącznik nr 1. – wzór umowy

BIP

_________________________________________________________________________________

II KONKURS OFERT

Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim ogłasza konkurs ofert na zorganizowanie i obsługę Parku Rozrywki  podczas imprezy plenerowej, na zasadzie wyłączności, wraz ze sprzedażą biletów.

Konkurs dotyczy imprezy:

Eventu pod nazwą  XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego które planowane  są na  11-12.06.2022 r. na Stadionie Miejskim przy ul. Fryderyka Chopina 34 w Pruszczu Gdańskim.

Powierzchnia udostępniona wykonawcy w celu prowadzenia Parku Rozrywki: 1600 m2 (obszar zaznaczony na mapce załączonej do ogłoszenia o konkursie).

Organizator eventu: Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim.

Szacowana, przepływowa liczba uczestników eventu ustalana w oparciu o wcześniejsze lata – 15.000 – 20.000 osób.

Oferta powinna uwzględniać urządzenia rozrywkowe dla dzieci i dorosłych, przy czym:

Minimalna ilość urządzeń udostępnionych w ramach Parku Rozrywki – 12 w tym co najmniej 4 średnio i wielkogabarytowe (np. crazy dance, extreme, karuzela Booster, młot),

– wszystkie urządzenia udostępniane w ramach Parku Rozrywki winny posiadać dokumenty potwierdzające dopuszczenie do użytku i odpowiadać BHP i UDT (o ile są wymagane dla danego urządzenia),

– wykonawca zabezpiecza we własnym zakresie zasilanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi i zasilanie urządzeń rozrywkowych /przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym/,

– wykonawca będzie pobierał opłaty za świadczone usługi według ustalonych przez siebie cen, które nie mogą przekraczać 20 zł/bilet (poza biletami udostępnionymi organizatorowi w cenie promocyjnej).

Oferty należy składać do dnia 04.03.2022 r., godzina 09.00 (liczy się termin wpływu oferty do Organizatora) wg wyboru wykonawcy:

1. w zamkniętej kopercie na adres Organizatora: Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, ul. Chopina 34, 83-000 Pruszcz Gdański (pocztą, kurierem, osobiste dostarczenie), lub
2. drogą elektroniczną na adres email: ckis.@pruszcz-gdanski.pl (w formie zeskanowanych dokumentów).

Po upływie terminu do składania ofert organizator przystąpi do sprawdzenia kompletności złożonych ofert.

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW KONKURSU

na:

zorganizowanie i obsługę, na zasadzie wyłączności, Parku Rozrywki podczas eventu: XXXIII  Dni Pruszcza Gdańskiego, która odbędzie się w dniach 11-12.06.2022 r. w Pruszczu Gdańskim, wraz ze sprzedażą biletów

Organizator: Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, ul. Chopina 34, 83-000 Pruszcz Gdański,

NIP 6040106765, REGON 220707640.

Miejsce ieventu: Stadion Miejski przy ul. Fryderyka Chopina 34 w Pruszczu Gdańskim.

Powierzchnia udostępniona wykonawcy w celu prowadzenia Parku Rozrywki: 1600 m2 (obszar zaznaczony na mapce załączonej do ogłoszenia o konkursie).

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Na przedmiot zamówienia składa się:

– prowadzenie (zorganizowanie i obsługa ) Parku Rozrywki podczas XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego, organizowanych w dniach 11-12.06.2022 r., na zasadzie wyłączności.

– sprzedaż na rzecz Organizatora biletów na atrakcje udostępnione w ramach Parku Rozrywki.

W ramach zamówienia wykonawca zapewni urządzenia spełniające wymagania stawiane przez organizatora, ich bieżącą obsługę oraz zapewnienie pełnej dostępności podczas XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego.

2. ZAWARTOŚC OFERT

Wykonawcy zainteresowani udziałem w konkursie zobowiązani są złożyć w terminie wskazanym w ogłoszeniu ofertę sporządzoną na formularzu załączonym do ogłoszenia o konkursie, obejmującą:

1. nazwę i adres Wykonawcy, adres poczty elektronicznej (email), nr telefonu, nr NIP,
2. wykaz wszystkich, nie mniej niż 12 urządzeń, które będą zainstalowane w ramach Parku Rozrywki, w tym co najmniej 4 urządzeń średnio i wielkogabarytowych (np. crazy dance, extreme, karuzela Booster, młot).

Wykaz powinien zawierać nazwy wszystkich urządzeń, daty ich produkcji, do wykazu należy załączyć zdjęcia wszystkich urządzeń,

dokumenty potwierdzające dopuszczenie wszystkich urządzeń do użytku w dacie przeprowadzenia imprezy,

3. kopię aktualnego ubezpieczenia OC wykonawcy od zdarzeń związanych z działalnością w zakresie wesołych miasteczek i parków rozrywki, obejmującą okres przeprowadzenia imprezy,
4. informację o nie mniej niż 3 imprezach plenerowych (np. koncert, festyn) obsłużonych przez Wykonawcę w ciągu poprzednich 3 lat w zakresie prowadzenia Parku Rozrywki  wraz ze wskazaniem daty i miejsca imprezy,
5. wysokość oferowanej opłaty w wysokości brutto za wyłączność na prowadzenie Parku Rozrywki, kwotę tą należy podać w złotych polskich cyfrowo i słownie,
6. oferowaną ilość biletów na urządzenia udostępnione w ramach Parku Rozrywki, które wykonawca sprzeda na rzecz Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim w cenie promocyjnej 1 zł brutto za sztukę (bilety zapewniają wstęp na każde z urządzeń),
7. ceny biletów wstępu na poszczególne urządzenia/grupy urządzeń, które nie mogą przekroczyć 20 zł/sztukę (dopuszczalna jest jedna kategoria cenowa biletów),
8.  oświadczenie wykonawcy, że wykonując przedmiot umowy będzie posługiwał się osobami posiadającymi należyte, wymagane obowiązującymi przepisami kwalifikacje i uprawnienia do obsługi urządzeń,
9. aktualny odpis wykonawcy z Krajowego Rejestru Sądowego lub informację z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
10. pełnomocnictwo do podpisania oferty (o ile umocowanie do dokonania czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty),
11. oświadczenie Wykonawcy:

Składający ofertę oświadcza że został poinformowany przez Organizatora o tym że:
1. Administratorem danych osobowych składającego ofertę, przekazanych na potrzeby konkursu, jest Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim przy ul. Fryderyka Chopina 34, ckis@pruszcz-gdanski.pl,

2.  dane kontaktowe inspektora ochrony danych: Krzysztof Pukaczewski, iodckis@pruszcz-gdanski.pl,

3. podanie danych osobowych jest niezbędne do zorganizowania konkursu i wykonania umowy (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt b) RODO) oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt c) RODO), a także – w zakresie prawnie usprawiedliwionego interesu administratora – w celu ustalenia, dochodzenia lub do obrony przed roszczeniami z umowy (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO),

4. przekazane dane osobowe będą przechowywane przez administratora przez okres wymagany przepisami, do czasu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze,

5. składający ofertę ma prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych oraz złożenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania,

6. składający ofertę ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych,

7. odbiorcami przekazanych danych osobowych będą wyłącznie podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora danych oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa.

8. przekazane dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

12. podpis oferenta i datę sporządzenia oferty.

Każdy Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

Dokumenty załączone do oferty:

– powinny być sporządzone w języku polskim (w wypadku dokumentów sporządzonych w języku innym niż polski niezbędne jest przedstawienie tłumaczenia wykonanego przez tłumacza przysięgłego),

– mogą być złożone w oryginałach lub kserokopiach potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę upoważnioną do jego reprezentowania). Organizator zastrzega sobie prawo do żądania przedstawienia do wglądu oryginałów dokumentów.

3. OCENA OFERT

Jeżeli oferta zawiera braki, składający ją zostanie wezwany do ich usunięcia w terminie 7 dni. Wezwanie do usunięcia braków zostanie wysłane na adres poczty elektronicznej (email) Wykonawcy, termin 7 dni do usunięcia braków liczony jest od wysłania wezwania.

Oferty zawierające nieprawdziwe dane lub których braków nie usunięto w terminie, nie będą uwzględniane w procesie oceny (są odrzucane bez wzywania Wykonawcy do uzupełnienia/sprostowania danych lub informacji).

Organizator ma prawo zadawania wykonawcom pytań w celu weryfikacji rzetelności/wyjaśnienia treści oferty.

Kryteriami oceny ofert są:

1. wysokość opłaty za wyłączność – każdy 1000 zł to 1 punkt,
2. ilość biletów na urządzenia udostępnione w ramach Parku Rozrywki (każdy bilet ważny na każde z urządzeń), które wykonawca sprzeda na rzecz Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim w cenie promocyjnej 1 zł brutto za sztukę – każde 100 szt. to 1 punkt.

Maksymalna ilość punktów do uzyskania w oparciu o to kryterium: 13.

3. wiek urządzeń:

– jeżeli średnia wieku wszystkich urządzeń mieści się w przedziale 0 – 5 lat – 6 punktów,

– jeżeli średnia wieku wszystkich urządzeń mieści się w przedziale 5 – 10 lat – 4 punktów,

– jeżeli średnia wieku wszystkich urządzeń mieści się w przedziale 10 – 15 lat – 1 punktów,

– jeżeli średnia wieku wszystkich urządzeń przekracza 15 lat  – 0 punktów.

4. wysokość cen biletów wstępu na urządzenia– każda złotówka poniżej 20 zł/bilet to 1 punkt.

Maksymalna ilość punktów do uzyskania w oparciu o to kryterium: 5.

4. POZOSTAŁE WARUNKI KONKURSU

1) Umowa zostanie zawarta z wykonawcą którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów, w ciągu 21 dni od ogłoszenia wyników konkursu.

2) Wyniki konkursu ogłoszone zostaną na stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert.

3) Załącznikami do specyfikacji są:

1. wzór umowy z wykonawcą,
2. mapka wskazująca lokalizację powierzchni na której będzie prowadzone Wesołe Miasteczko.

4) Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu na każdym etapie, bez podawania przyczyny.

5) W razie konieczności wprowadzenia zmian w niniejszym regulaminie, Organizator umieści zmiany na swojej stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl i  powiadomi o tym uczestników konkursu. Zmiana regulaminu będzie wiążąca dla wszystkich uczestników konkursu od chwili jej zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.